Arbejdsgrupper

Projekter eller arbejdsopgaver er oftest organiseret omkring styre-, reference- og arbejdsgrupper. Her vil hovedsageligt blive gennemgået metoderne arbejdsgrupper og referencegrupper (dialoggrupper)

Hvorfor er denne metode god at bruge?
Set i forhold til inddragelse, er det især arbejdsgrupper og referencegrupper, der er interessante. Ved at inddrage interessenter i en arbejds- eller referencegruppe skabes der dels et meget direkte ejerskab til det produkt, der arbejdes med, dels en forventningsafstemning.

Især i arbejdsgrupper kan interessenterne arbejde meget direkte med produktet, hvilket skaber en god opbakning. Det kræver dog også at der som en del af arbejdsprocessen skabes forståelse for dels den politiske behandling, dels for de faktiske muligheder, der ligger inden for lovgivningens rammer, teknologiske muligheder og Bornholms Regionskommunes plan- og værdigrundlag.

I arbejdsgrupper er det muligt at inddrage interessenter, der har forskellige udgangspunkter og meninger og nå hen til et endeligt produkt, der kan skabes enighed om.

Ved at inddrage interessenter i referencegrupper sikrer man sig at disse kan komme med input og ideer til det stykke arbejde, man er i gang med. Forskellen mellem arbejds- og referencegrupper er, at interessenterne i arbejdsgrupper i langt højere grad direkte kommer til at bidrage aktivt til arbejdet, mens referencegruppen mere har karakter af et en sparringsgruppe.

Fordelen ved referencegruppen er, at her kan der inddrages en bredere kreds af interessenter, mens arbejdsgruppen i højere grad består af færre og en mere snæver kreds.

Målgrupper
Arbejdsgruppen bør bestå af engagerede personer, der har en interesse i og lyst til at yde en frivillig indsats i forhold til et bestemt emne.

Som oftest bør en arbejdsgruppe højst består af 8-10 personer, hvorfor en 3-5 interessenter vil være passende set i forhold til arbejdsprocessen.

En referencegruppe kan være mellem 5-30 personer (og også større eller mindre). Det må afhænge af din interessentanalyse, hvor mange interessenter det vil være relevant at inddrage.

Der er gode erfaringer med at også politikere deltager i arbejdsgrupper.

Tidspunkt
Især i idéfasen, analyse- og planlægningsfasen samt udviklings- og styringsfasen.

Hvordan
Deltagerne i arbejdsgruppen inviteres til et opstartsmøde, hvor de selv er med til at definere mål og ressourcer for arbejdet. Det er vigtigt at arbejdsgruppen fra starten får et ejerskab til proces og produkt og at der fra starten aftales spilleregler og rollefordeling for arbejdet. Det er især vigtigt at klargøre, om der er tale om en arbejdsgruppe eller en referencegruppe (dialoggruppe), da førstnævnte har mere ansvar og beslutningsdygtighed end sidstnævnte.

Arbejdsgrupper kan være del af et lille projekt med et snævert formål eller et større projekt med langsigtede mål samt en styregruppe og en referencegruppe.

Man kan have en meget stor referencegruppe (foruden styre- og arbejdsgruppe) for at sikre sig at en meget bred kreds af interessenter er involverede. Dette er dog oftest relevant ved meget komplekse projekter/arbejdsopgaver.

Husk!
En arbejdsgruppe kræver forpligtende samarbejde mellem deltagere, politikere og administration. Det er vigtigt at politikere og administration er parat til at give interessenterne en meget høj grad af indflydelse på både proces og beslutninger. Deltagerne arbejder frivilligt og har krav på at få relevant information om processen - også hvis der opstår uventede drejninger. Desuden skal arbejdsgruppen gives realistiske deadlines og dens resultater kunne ses i forhold til de beslutninger, der træffes. Det kan være en god idé at tilknytte en administrativ nøgleperson til arbejdet i arbejdsgruppen. Denne nøgleperson kan være ansvarlig for samarbejdet mellem arbejdsgruppen og politikere.

Kommunikation
Send relevant information ud til deltagerne på e-mail og brug så vidt det er muligt Bornholms Regionskommunes hjemmeside.

Det er vigtigt, at deltagerne i den enkelte gruppe fra starten er klar over formålet med gruppens møder samt forventningerne til deres egen rolle og arbejde. For eksempel skal deltagerne i en referencegruppe vide, at deres rolle ikke er at udføre eller beslutte, men at inspirere og drøfte.

Forventningsafstemningen af interessenternes roller er med til at skabe et ejerskab hos dem, hvilket bidrager til kvalitet i det endelige produkt.

Allinge-Sandvig ByforeningArnager BorgerforeningBølshavn BorgerforeningGudhjem By- & MindeforeningHasle-BytingKlemensker Land- og ByforeningListed BorgerforeningLobbæk BorgerforeningNexøNyker BorgerforeningNylars BorgerforeningPedersker LokalforeningRutsker SogneforeningRø BorgerforeningRønneForeningen SandvigSnogebæk BorgerforeningStenseby og Omegns Beboerf.Sorthat-Muleby BorgerforeningSvanekeTejn BorgerforeningVang GrundejerforeningVestermarie BorgerforeningØsterlars BorgerforeningØstermarie BorgerforeningAakirke-BY-tingAarsballe BorgerforeningAarsdale Borgerforening